Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位. Bài viết nằm trong chuyên mục: Làm việc trong công ty Nhật. Hôm nay xin được chia sẻ về tầm quan trọng của việc xác định mức độ ưu tiên của các công việc và một số điểm cần chú ý khi xác định thứ tự ưu tiên trong công việc.
優先順位（ゆうせんじゅんい）là thứ tự ưu tiên- Việc nào làm trước, việc làm nào sau. Là khái niệm dùng trong cả cuộc sống cá nhân và trong công việc. Trong cuộc sống, sẽ có những lúc trong 1 khoảng thời gian chúng ta phải làm nhiều việc. Chúng ta phải lựa chọn làm việc nào trước, việc nào sau sao cho hợp lý nhất. Ví dụ như việc hôm nay lựa chọn học bài để mai thi hay đi chơi với bạn gái, thì phải xác định xem công việc nào ưu tiên hơn mà thực hiện. Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
優先順位 là gì và tầm quan trọng của 優先順位
優先順位 là gì
Ad biết tới 優先順位 là hồi làm thêm trong quán rượu. Hồi mới vào làm ad làm phục vụ, từ việc lấy order của khách, vào pha đồ uống rồi mang ra cho khách. Thêm cả mấy việc như bưng bê đồ ăn, thanh toán… Khách ra, khách vào, nhiều lúc khách order quá trời, bị rối và không biết làm việc gì trước việc gì sau. Hết giờ làm việc bác chủ quán viết cho 4 chữ: 優先順位. Rồi bảo về tra xem nghĩa của nó thế nào để mai bác giải thích.
優先順位 là có nhiều công việc phải thực hiện, chúng ta cần phải xác định xem việc nào quan trọng hơn, việc nào phải làm trước để cho công việc được thuận lợi.
Tầm quan trọng của 優先順位
Ví dụ 1: việc dọn nhà và việc giặt đồ phải làm xong trong 2h. Việc giặt đồ mất 1h30, trong đó đồ quay trong máy giặt mất 1h và phơi đồ mất 30 phút. Dọn nhà thì hết 1h. Như vậy để hoàn thành cả 2 việc trên thì việc đầu tiên chúng ta phải làm đó là cho đồ vào trong máy giặt để quay đồ. Sau đó lên dọn phòng, dọn phòng xong thì lấy đồ trong máy giặt ra rồi đem phơi. Tổng 2 việc chỉ mất có 1h30 phút. Nếu chúng ta dọn nhà xong rồi mới đi giặt đồ thì tổng thời gian chúng ta phải mất đó là 2h30 phút.
Như vậy việc xác định mức độ ưu tiên trong công việc giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian để hoàn thành công việc. Như vậy là nâng cao hiệu suất trong công việc.
Ví dụ 2: Có 2 công việc là công việc A và công việc B. Công việc A liên quan tới bộ phận khác. Công việc B chỉ liên quan tới mình. Cả 2 công việc có deadline giống nhau thì công việc A sẽ được đánh giá là có mức độ ưu tiên cao hơn. Vì liên quan, liên kết tới bộ phận khác. Nếu có sai xót gì thì sẽ ảnh hưởng tới bộ phận khác.
Việc xác định mức độ ưu tiên cho công việc giúp chúng ta hoàn thành những công việc có mức độ quan trọng hơn trước. Giúp tăng hiệu quả của công việc.
Như vậy việc xác định 優先順位 giúp chúng ta nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc quảviệc.
Thời điểm nào cần phải làm công việc nào, để cho hiệu quả cao nhất. Thời điểm nào làm công việc nào sẽ cho hiệu suất công việc cao nhất.Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
3 tiêu chí khi xác định 優先順位
Để xác định được mức độ ưu tiên trong công việc, chúng ta dựa vào 3 tiêu chí sau:
a) Tính quan trọng của công việc 重要性
重要性（じゅうようせい）tính quan trọng. Để xác định tính quan trọng của công việc chúng ta cần tự đặt câu hỏi: nếu không làm công việc này thì sẽ xảy ra hậu quả gì? Tất nhiên hậu quả càng lớn thì tính quan trọng của công việc càng cao. Công việc có tính quan trọng cao thì cần đặt mức độ ưu tiên cao.
Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
b) Tính cấp bách của công việc 緊急性
緊急性（きんきゅうせい）tính cấp bách. Để xác định tính cấp bách của công việc thì chúng ta sẽ cần trả lời câu hỏi: Khi nào thì phải hoàn thành công việc này? Những công việc mà tính cấp bách cao- kỳ hạn tới gần thì mức độ ưu tiên cũng phải đặt lên cao.
Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
c) Tính đơn độc của công việc 単独性
単独性（たんどくせい）tính đơn độc của công việc. Tính đơn độc ở đây hiểu là: cộng việc này chỉ liên quan tới mình hay còn liên quan tới người khác. Để xác định tính đơn độc của công việc thì cần trả lời câu hỏi: Nếu mình không làm công việc này bây giờ thì có dẫn tới ứ đọng công việc tới người khác hay không? Ví dụ như nhân viên kho không xuất phiếu xuất kho thì bộ phận giao hàng không lấy hàng đi giao hàng được chẳng hạn. Những công việc mà liên quan tới nhiều bộ phận khác thì cần được đặt mức độ ưu tiên lên cao hơn.
Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位
Kết luận
Làm việc trong công ty Nhật, trước khi tiến hành làm việc thì luôn phải tự hỏi: công việc nào có mức độ ưu tiên cao nhất. Nếu còn lăn tăn thì cần 相談（そうだん）- trao đổi với cấp trên rồi mới làm việc. Người Nhật luôn làm triệt để điều này. Với nhân viên mới thì cần phải xác định thường xuyên. Như ad hiện tại đang làm tầm 3-4 việc một lúc, nhiều lúc đang làm việc lại có những phát sinh mới. Vẫn phải 相談 với cấp trên lại về thứ tự công việc cho chắc chắn rồi tiến hành. Liên quan tới hiệu quả và hiệu suất công việc nên cần phải cân nhắc kỹ lắm.
Trong đời sống cá nhân cũng vậy, tự mình xác định xem việc nào quan trọng với mình, rồi dành thời gian cho nó. Ví dụ như việc học tiếng Nhật cũng vậy, coi nó là ưu tiên cao nhất rồi thì cà phê hay game với bạn cần phải bỏ đi.
Xin hết bài chia sẻ về Thứ tự ưu tiên trong công việc 優先順位. Hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ tiếp theo.
