Ad mới chuyển sang công ty mới làm từ năm 2020 này. Hồi mới vào công ty cũ từ năm 2016, suốt 1 năm đầu ngày nào cũng phải viết báo cáo công việc ngày, gọi là 日報 にっぽう. Bây giờ nghĩ lại vẫn thấy việc viết 日報 cũng có nhiều cái hay, nhưng thực sự cũng rất áp lực.
Bài này Ad chia sẻ về việc viết báo cáo 日報, cách viết, ý nghĩa và các thành phần có trong báo cáo.
1 Báo cáo ngày 日報 là gì?
Nếu bạn nào đã biết tới khái niệm 報連相 = 報告、連絡、相談 = Báo cáo, liên lạc, trao đổi khi làm việc trong công ty Nhật thì sẽ hiểu: 日報 là 1 phần của 報告 báo cáo.
日報 là báo cáo kết quả làm việc trong 1 ngày. Thường thì nhân viên mới trong 1 năm đầu, ngày nào cũng phải viết 日報. Tuy nhiên cũng có có những công ty ngày nào nhân viên cũng phải viết 日報 để gửi cho sếp. Nhiều công ty thì không sử dụng 日報 mà sử dụng 週報＝しゅうほう là báo cáo tuần để tổng hợp thay vì báo cáo theo từng ngày.
Hồi ad ở công ty cũ thì cuối ngày nào cũng phải viết 日報 rồi gửi thẳng vào mail lên cho các sếp.
2 Các thành phần trong báo cáo 日報
Với mỗi công ty thì form cũng khác nhau, dưới đây là mẫu 日報 của công ty cũ ad làm. Giờ sang công ty mới không phải viết 日報 nữa nhưng bù lại phải viết 予定、スケジュール kế hoạch mỗi ngày.
2.1 Nội dung công việc trong 1 ngày 本日の作業
■本日の作業 = những gì mà mình đã làm trong 1 ngày.
Thường thì sẽ liệt kê ra chứ không viết dài dòng theo kiểu viết văn
・Công việc A
Làm chi tiết X
・Công việc B
Làm chi tiết Y
…
Đây là phần chúng ta viết ra những gì chúng ta đã làm trong ngày hôm đó. Viết càng chi tiết càng tốt. Nhiều công ty còn có mẫu để ghi thời gian cụ thể làm từ mấy h tới mấy h.
■進捗＝ tiến độ(しんちょく）
Bên trên là những gì đã làm, vậy có theo kịp tiến độ không? Nhanh hơn hay chậm hơn hay オンスケジュール = đúng với kế hoạch?
Đến phần báo cáo tiến độ này thì cần báo cáo chi tiết là có theo kịp kế hoạch hay không? Nếu theo kẹp thì không phải ghi thêm gì. Còn nếu nhanh hoặc chậm hơn thì đều phải ghi thêm 1 mục nhỏ trong phần này đó là : 原因: Nguyên nhân dẫn tới chậm hoặc nhanh hơn.
■問題点・課題＝ Những vấn đề vướng mắc, khó khăn
Đây là phần quan trọng và phải ghi chi tiết để cho cấp trên biết là mình đang gặp khó khăn gì trong công việc. Chỗ này cũng là chỗ khó viết. Vì nhân viên mới thường chưa giỏi việc phân tích vấn đề, nên tìm ra nguyên nhân thực sự cũng không phải là dễ. Viết 問題点 xong lại phải nghĩ ra giải pháp nữa.
■成長点＝ Những điểm học được, tiến bộ
1 kiến thức hoặc kỹ năng nào đó học được trong 1 ngày làm việc sẽ được ghi ở đây. Ví dụ như kỹ năng trong excel hoặc kiến thức về nghiệp vụ chẳng hạn. Thường là nhỏ xíu thôi cũng vồ lấy mà ghi. Chứ ngày nào cũng viết 日報 thì làm gì có đâu mà nhiều. Nhiều hôm đau đầu không biết gì luôn, mà để trống phần này thì không được.
■気になる点・感想＝ Cảm tưởng hoặc những việc lưu tâm
Phần này thì thích viết gì cũng được. Thường thì phải là lời lẽ tích cực, ví dụ: Biết được kỹ năng xyz nên thấy vui chẳng hạn… nếu không có thì viết không có なし cũng không sao. Ad để ý thấy người Nhật viết phần này rất giỏi.
■明日の作業予定 = Dự định công việc ngày mai
Phần này thì không khó, cứ xem hôm nay đang làm gì thì mai làm tiếp thôi.
3 Kết Luận
Viết 日報 cũng là cái hay khi làm việc trong công ty Nhật. Tuy nhiên đối với người nước ngoài như mình thực sự cũng không có cảm giác thoải mái với 日報 này. Vì thực sự thi thoảng viết còn có cái để viết. Ngày nào cũng viết thấy tốn thời gian mà nhiều lúc cứ phải vẽ vời ra mới có cái để viết. Thấy nó cứ giả tạo sao ấy, nhiều lúc thấy áp lực mỗi khi sắp phải viết 日報.
Nhưng xong rồi thì thôi, cũng là 1 lần luyện viết tiếng Nhật. 1 năm đầu làm việc trong công ty Nhật thấy khá là vất vả, trong đó có cả việc viết 日報 này.
