Làm việc trong công ty Nhật và 手順書 - Trải Nghiệm Tại Nhật Bản
Home / Làm việc trong công ty Nhật / Làm việc trong công ty Nhật và 手順書

Làm việc trong công ty Nhật và 手順書

Làm việc trong công ty Nhật và 手順書. Bài viết nằm trong chuyên mục chia sẻ những kinh nghiệm và cảm nhận của mình khi làm trong công ty Nhật. Bài này xin được chia sẻ về một điều hay khi làm việc trong đội nhóm của Nhật. Đó là tinh thần giúp đỡ nhau của các thành viên rất cao để có thể tạo ra 1 team mạnh. Một trong những việc đó là việc lập ra 手順書.

手順書 là gì?

手順書(てじゅんしょ): là văn bản hướng dẫn làm công việc gì đó. 手 là thủ = tay, 順 = thứ tự, 書 văn bản sổ sách. Nghĩa là tay cứ làm theo thứ tự trong văn bản thì sẽ hoàn thành.

Người lập ra 手順書 tất nhiên sẽ là người nắm rõ quy trình để có thể hoàn thành công việc đó. Tuy nhiên khi viết ra 手順書 để người khác có thể nhìn vào và làm theo được thì cần phải viết làm sao cho dễ hiểu. Người viết cần đặt mình vào vị trí của người không có nhiều chuyên môn về việc đó. Viết thế nào để cho họ có thể hoàn thành được. Đó là cái hay và cái khó trong việc viết ra 手順書.

Mục đích của việc lập ra 手順書

手順書 cho những công việc chung

Như đã phân tích ở trên, 手順書 có nghĩa là những hướng dẫn để hoàn thành công việc nhất định. Trong một công ty hoặc 1 đoàn thể, khi có những công việc mà ai cũng phải hoàn thành. Thì việc viết ra 手順書 là hết sức cần thiết.

Giả sử như việc cài đặt 1 phần mềm mà mọi nhân viên trong công ty đều phải thực hiện. Khi đưa ra yêu cầu cho các nhân viên cài đặt phần mềm đó. Ban quản lý sẽ gửi kèm 手順書 để giúp nhân viên có thể dễ dàng cài đặt phần mềm. Việc làm như vậy vừa dễ dàng cho nhân viên mà lại đảm bảo độ chính xác.

Hoặc như là một nhân viên mới vào công ty thì có rất nhiều những thủ tục hoặc những việc cài đặt cần phải hoàn thành. Để rút ngắn thời gian cho việc giúp đỡ từng người 1 hoàn thành những việc đó. Thì người quản lý sẽ nghĩ tới 手順書. Mọi người tự nhìn vào đó để có thể hoàn thành.

手順書 để chia sẻ kiến thức trong đội nhóm

Khi làm việc trong 1 team, các thành viên đều có kỹ năng và thế mạnh riêng biệt. Có thể trong team chỉ có anh A là làm được công việc X. Như vậy nếu công việc X phát sinh mà không có anh A. Thì cả nhóm sẽ gặp khó khăn hoặc có thể không giải quyết được. Người leader có tầm nhìn sẽ biết cách khiến cho mọi người chia sẻ thể mạnh của mình để cả đội nhóm có thể học tập. Như vậy sẽ tạo được 1 team vững mạnh. Việc khuyến khích các thành viên tạo ra 手順書 là phương pháp hữu hiệu để chia sẻ kiến thức.

Ngoài 手順書 thì còn có 設計書(せっけいしょ)- bản thiết kế. Người viết bản thiết kế chi tiết thì người khác cũng có thể hoàn thành được. Nhưng bản thiết kế đòi hỏi phải có kiến thức nhất định. Trong khi 手順書 là hướng dẫn chi tiết để hoàn thành 1 công việc.

Kết luận

Làm việc trong 1 nhóm IT, mỗi lần có vấn đề cần giải quyết trên diện rộng của dự án thì sếp luôn cử 1 người đứng ra làm 手順書 trước. Làm một thời gian mà thấy ai mạnh ở điểm nào là sếp lại bảo làm cho cái 手順書 về cái đó. Cái hay của người Nhật là những việc mọi người nghĩ là đương nhiên. Nhưng người Nhật lại làm cực kỳ nghiêm túc và triệt để. Nhiều lúc thấy nó hơn nguyên tắc và cảm thấy mất thời gian. Nhưng con người rất hay quên. Có khi chính mình làm ra cái 手順書 đó mà khi phải trực tiếp thực hiện công việc đó lại phải xem lại cái 手順書 đó. Lúc đó mới thấy cái lợi của những nguyên tắc cứng nhắc trên.

Một cái hay nữa trong việc chia sẻ kiến thức của người Nhật là họ luôn viết cực kỳ dễ hiểu, giải thích cặn kẽ và lấy dẫn chứng cụ thể. Luôn nghĩ rằng phải viết làm sao để một người không có hoặc chỉ có 1 chút kiến thức nhập môn cũng có thể hiểu được. Nên mặc dù tiếng bập bõm nhưng nhiều lúc đọc tài liệu tiếng Nhật về IT ad lại cảm thấy dễ hiểu hơn. Tuy nhiên về kiến thức rộng lớn thì đa phần viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh.

Xin hết bài viết ở đây và hẹn gặp lại các bạn trong các bài viết tiếp theo.

Comments

comments

About manhkhen

Check Also

Làm việc trong công ty Nhật 就職活動 tìm việc tại Nhật

Tìm việc tại Nhật. Bài viết nằm trong chuyên mục : Làm việc trong công …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *