Breaking News
Home / Làm việc trong công ty Nhật / Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu. Bài viết nằm trong những chia sẻ của Ad khi làm việc trong công ty Nhật. Ad may mắn được đào tạo và làm việc trong môi trường của 1 công ty Nhật truyền thống. Nên muốn chia sẻ với các bạn những cảm nhận về sự khác biệt cũng như những điều mà ad cảm thấy là hay khi làm việc trong môi trường này. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Bài này xin được chia sẻ về việc: quản lý mục tiêu 目標管理(もくひょうかんり)khi làm việc trong công ty Nhật.

Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu
quản lý mục tiêu

Thói quen đặt mục tiêu cho 1 năm của người Nhật

Hồi ở Việt Nam, không có ý thức đặt mục tiêu trong 1 năm cho mình. Nếu có cũng chỉ ngẫu hứng rồi lại quên. Năm đầu sang Nhật, vào dịp tết dương, bác chủ quán mới hỏi năm mới có mục tiêu gì? Ad cười bảo chưa biết, rồi bác chủ quán mới nói: người Nhật hay có thói quen đặt mục tiêu cho mình trong một năm. Để lấy đó làm động lực cố gắng. Rồi lên trường các thầy cô cũng nói, nên đặt mục tiêu rõ ràng. Bác chủ quán bảo về suy nghĩ xem muốn làm gì trong năm. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Năm mới, nghe đài hay xem tivi, thấy nhiều thính giả chia sẻ mục tiêu của mình năm 2019. Thấy có nhiều mục tiêu mắc cưới, như có bác gái đặt mục tiêu đi du lịch nước ngoài 1 mình. Có người thì đặt mục tiêu có gấu…Thấy các bác có tuổi cũng có mục tiêu rõ ràng. Trong đó cũng không ít cô nàng đặt mục tiêu giảm cân…Mới thấy nhiều người Nhật có thói quen đặt mục tiêu. Ad thấy đây là điều rất hay và nên học hỏi. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Mục tiêu trong một năm khi làm việc trong công ty Nhật

Khi vào làm việc trong công ty, mới thấy việc đặt ra mục tiêu trong một năm là 1 điều bắt buộc. Công ty Ad đang làm không dựa và số năm làm việc để tăng lương, mà dựa vào thành tích làm việc của năm đó. Cụ thể là công ty có hệ thống đánh giá nhân viên dựa vào mục tiêu đặt ra của nhân viên. Việc viết mục tiêu và đánh giá mục tiêu được thực hiện theo quy trình sau.

Lưu ý, quy trình dưới đây là quy trình quản lý mục tiêu cho nhân viên của công ty Ad đang làm. Mỗi công ty có thể mỗi khác.

1. Quy trình xây dựng, thực hiện và đánh giá hoàn thành mục tiêu

Công ty Ad đang làm việc có quy trình yêu cầu nhân viên viết mục tiêu của năm như sau:

Bước 1- Nhân viên tự viết mục tiêu của mình

Vào tháng 4 hàng năm, mỗi nhân viên phải viết cho mình mục tiêu sẽ hoàn thành trong năm đó. Tự nhân viên phải viết ra, nhưng công ty có quy định một số mục cơ bản, yêu cầu bắt buộc cho từng cấp độ của nhân viên.

Việc nhân viên phải viết ra mục tiêu của mình, ad thấy có cái lợi là nhân viên là người chủ động đưa ra mục tiêu, tự mình phải nghĩ ra, nên sẽ là người chủ động hơn. Thêm nữa như vậy sẽ không giới hạn độ khó của mục tiêu. Công ty sẽ có những yêu cầu cơ bản, bắt buộc, phần còn lại thì nhân viên tự mình đặt ra.

Với nhân viên mới thì việc viết ra mục tiêu sẽ khá khó, vì năm đầu chưa quen việc, chưa biết được độ khó nên việc viết mục tiêu gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên sẽ có các senpai và các sếp trên chỉ bảo.

Lưu ý khi thiết lập mục tiêu

Một lưu ý cho việc viết mục tiêu đó là các mục tiêu phải rõ ràng và có thể định lượng được. Phải định lượng được thì mới có thể đánh giá vào cuối kỳ xem mình hoàn thành được bao nhiêu phần trăm. Với nhân viên cấp dưới thì mục tiêu có thể nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng quản lý… nhưng đối với lãnh đạo cấp cao thì đó là những con số- chính là doanh số. Kể cả là làm trong lĩnh vực kỹ thuật.

Ngoài ra nhân viên cũng phải ghi quá trình để thực hiện mục tiêu đó, thực hiện trong giai đoạn nào, bằng phương pháp nào?

Form mục tiêu của công ty Ad được viết trên 1 file excel, gọi là 目標管理シート.

Bước 2 – Nhân viên thảo luận mục tiêu với cấp trên

Nhân viên sau khi viêt xong mục tiêu, của mình sẽ 相談 = bàn bạc với cấp trên trực tiếp của mình. Xem mục tiêu đặt ra có hợp lý hay không? Có đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của công ty hay không? Sếp sẽ ghóp ý cho nhân viên sửa lại. Bản sửa cuối cùng sẽ là bản chốt mục tiêu của nhân viên trong một năm.

Tất nhiên lãnh đạo sẽ muốn nhân viên của mình đặt mục tiêu cao và khó, tuy nhiên lãnh đạo cũng có thể đánh giá được thực lực của nhân viên. Để có thể đưa ra lời khuyên đặt mục tiêu hợp lý.

Thời gian chốt sau khi bàn bạc với sếp là tầm tháng 6. Chốt xong là lúc nhân viên chính thức thực hiện mục tiêu của mình trong một năm.

Bước 3 – Thảo luận giữa kỳ

Việc thảo luận giữa kỳ được thực hiện vào tháng 10-11. Sau tầm nửa năm thực hiện mục tiêu. Nên nhờ là thời điểm viết và chốt mục tiêu là từ tháng 4-6, lúc đó nhân viên dựa vào kế hoạch của cả năm trong bộ phận của mình để viết mục tiêu. Tuy nhiên kế hoạch có thể thay đổi, nên cần thiết phải có việc thảo luận giữa kỳ này.

Ví dụ nhân viên A dự tính làm dự án X và dự án Y trong năm nay. Nhưng dự án Y không còn nữa, khi 面談(めんだん)bàn bạc giữa kỳ sẽ cân nhắc thay dự án Y bằng dự án Z chẳng hạn.

Cũng có thê mục tiêu đầu năm đặt ra, sau nửa năm thực hiện thấy quá khó hoặc quá dễ chẳng hạn. Nhân viên và sếp có thể bàn bạc để điều chỉnh lại sao cho hợp lý.

Bước 4- Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu cuối kỳ

Tới tháng 3 năm sau là hết thời hạn 1 năm thực hiện mục tiêu. Lúc này nhân viên sẽ tự đánh giá xem mình hoàn thành được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu.

Nhân viên tự đánh giá xong sẽ lại 面談(めんだん)với sếp, sếp sẽ nhận xét và cho đánh giá(評価(ひょうか))xem nhân viên của mình thực hiện được bao nhiêu % mục tiêu. Rồi đề bạt lên cấp trên nữa để quyết định. Sau cùng sẽ thông báo với nhân viên kết quả cuối cùng về đánh giá kết quả làm việc của nhân viên trong cả năm đó. Lấy đó làm cơ sở chính để tăng lương và xét thưởng. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu

Việc đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của một nhân viên cũng rất linh động. Giả sử nhân viên A và nhân viên B cùng cấp. Nhân viên A đặt mục tiêu là hoàn thành 10 công việc(mức độ khó cao). Trong khi nhân viên B chỉ đặt ra mục tiêu là hoàn thành 5 công việc( mức độ khó thấp). Cuối năm nhân viên A chỉ hoàn thành được 80% công việc(từ là 8 công việc). Trong khi nhân viên B tự hào đánh giá là mình làm được 100% mục tiêu đề ra- những thực chất cũng chỉ là 5 công việc. Nên việc đánh giá kết quả cuối cùng của việc hoàn thành mục tiêu dựa vào độ khó của mục tiêu và mức độ hoàn thành của nó nữa. Nên trong đánh giá cuối năm nhân viên A vẫn được đánh giá cao hơn nhân viên B.

Ngoài mục tiêu trên thì công ty sẽ xét thêm một số bằng cấp, chứng chỉ để tăng lương.

2. Mục tiêu cho các cấp độ nhân viên

Bên trên là quy trình xây dựng, thực hiện và đánh giá việc hoàn thành mục tiêu. Với mỗi cấp độ của nhân viên thì công ty sẽ đưa ra những yêu cầu chung để các nhân viên thực hiện. Sau đây xin giới thiệu một số mục tiêu cần phải đạt được của một số cấp độ nhân viên: nhân viên mới, leader team, trưởng phòng(課長). Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

2.1 Mục tiêu cơ bản của nhân viên mới

Nhân viên mới năm thứ nhất và năm thứ 2 thì mục tiêu chính yếu là: nâng cao kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn, còn doanh số thì chỉ cần đáp ứng từ 10-20%.

Nhất là nhân viên năm đầu tiên, tỉ lệ giữa kỹ năng và doanh số thường là 9 vs 1. Sang năm thứ 2-3 thì tỷ lệ này sẽ thành 7 vs 3 hoặc 6 vs 4. Tùy vào tu vi của mỗi nhân viên.

Kỹ năng mềm ở đây chính là bussiness manner(ビジネスマナー), kỹ năng quản lý chất lượng sản phẩm.

a)Kỹ năng mềm- ビジネスマナー

Nhân viên mới làm việc trong môi trường Nhật thường rèn cho mình 報連相 (báo cáo, liên lạc, trao đổi) thật chuẩn chỉnh. Các ビジネスマナーkhác như là: viết mail, trả lời điện thoại(電話応対(でんわおうたい))… Các kỹ năng mềm này giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc trong môi trường công sở Nhật. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

b) Kỹ năng mềm – quản lý chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm ở đây là chất lượng những công việc mà nhân viên làm dưới sự yêu cầu của cấp trên. Nhân viên mới thường được thử thách từ những việc linh tinh. Vì thiếu kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc. Nên 1 năm đầu đa phần làm làm những việc rất nhỏ, không tên. Nhưng cấp trên trực tiếp lại rất coi trọng kết quả của các công việc đó là lấy đó làm cơ sở để xem xét nhân viên có làm được các công việc tiếp theo hay không.

Quản lý chất lượng sản phẩm lại có thể chia ra 2 tiêu chí để đánh giá:

  • Sản phẩm có đúng yêu cầu của khách hàng không?(品質ーひんしつ)
  • Thời gian hoàn thành sản phẩm có đúng yêu cầu hay không?(納期ーのうき)

Một ví dụ cho việc quản lý chất lượng sản phẩm: Sếp yêu cầu nhân viên đi copy một bản tài liệu. Khi nhận yêu cầu nhân viên có xác nhận rõ ràng yêu cầu của cấp trên không? copy mấy bản? có ghim lại không? khi nào cần?… Rồi khi làm xong, nhân viên có xác nhận lại xem những gì mình làm có đúng không, trước khi giao cho sếp. Thường lúc được giao việc, nhân viên Nhật thường mang theo cuốn sổ nhỏ, có gì cần thắc mắc sẽ xác nhận hết và ghi lại kẻo quên.

Nhân viên mới sau khi được thử thách sẽ được cho vào dự án, làm mức độ công việc từ ít cho tới nhiều dưới sự dẫn dắt của 1 senpai. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

2.2 Mục tiêu đối với cấp leader team

Với leader team thì mục tiêu quan trọng nhất là quản lý chất lượng sản phẩm. Làm sao để các dự án mình quản lý đảm bảo chất lượng và thời hạn. Ngoài ra cũng cần nâng cao kỹ năng quản lý và xây dựng team mạnh hơn. Ad chưa kinh qua bước này, nhưng được leader team chia sẻ nhiều về vấn đề này. Quản lý 1 team thì có nhiều vấn đề phát sinh, nên người làm leader không chỉ đối mặt với những vấn đề kỹ thuật. Mà rất cần kỹ năng quản lý để giải quyết các đề phát sinh trời ơi khác. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Leader team cứng sẽ ép doanh số giống như là các trưởng phòng(sẽ trình bày trong phần sau).

Đối với cấp ở giữa nhân viên mới và leader team. Thì mục tiêu đặt ra thường là nâng cao hiệu quả làm việc, và giúp đỡ các thành viên mới trong nhóm. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

2. 3 Mục tiêu đối với cấp lãnh đạo(課長)trưởng phòng.

Đối với cấp trưởng phòng thì mục tiêu được thể hiện là doanh số. Chính là số tiền của phòng mà trưởng phòng quản lý. Có lẽ đây là mục tiêu khó viết nhưng lại dễ đánh giá nhất.

Các trưởng phòng sẽ quản lý các leader team. Theo dõi hoạt động của các dự án, giúp leader giải quyêt các vấn đề phát sinh.

Cao hơn 課長(かちょう)là 部長(ぶちょう)- trưởng ngành- trưởng bộ phận. Những người này sẽ quả lý các trưởng phòng. Tất nhiên doanh số của ông này có hoàn thành hay không thì lại phụ thuộc vào các trưởng phòng. Công ty Ad làm dựa vào kết quả để đánh giá mức tăng lương cũng như là chức vụ. Nên nhiều trường hợp 部長 bị chuyển xuống thành 課長 và ngược lại. Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Mục tiêu cá nhân

Ngoài mục tiêu trong công việc thì còn có mục tiêu cá nhân. Trong buổi lễ 朝礼(ちょうれい)- chào buổi sáng năm mới ở công ty Ad vừa rồi. Sau lời chúc mừng năm mới là câu hỏi của Giám đốc với mọi người đã đặt mục tiêu cá nhân chưa? Ngoài công việc thì đặt mục tiêu cá nhân cũng là điều rất thú vị. Có thể là mục tiêu tiết kiệm được một số tiền nhất định. Hoặc đọc được bao nhiêu cuốn sách. Hoặc là giữ gìn sức khoẻ, hoặc thi đỗ 1 chứng chỉ nào đó… Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu

Quay trở lại với việc đặt mục tiêu cá nhân. Hàng năm ad cũng đặt mục tiêu cho mình. Thường có khoảng 7-8 mục tiêu. Năm vừa rồi chỉ hoàn thành được 1 nửa. Trong đó có việc đọc sách là hoàn thành xuất sắc nhất mục tiêu đề ra. Qua mỗi năm thì càng nghiêm túc trong việc đặt mục tiêu hơn và cố gắng hoàn thành hơn. Khi mình đặt mục tiêu một cách nghiêm túc và có tính toán thì việc hoàn thành càng cao hơn. Mục tiêu như là 1 cái mỏ neo để níu kéo chúng ta quay lại những lúc sao nhãng.

Xin hết bài viết về Làm việc trong công ty nhật 目標管理- quản lý mục tiêu. Hẹn gặp lại các bạn trong các chia sẻ tiếp theo.

Comments

comments

About manhkhen

Check Also

Kỹ năng tìm kiếm trên google

Kỹ năng tìm kiếm trên google. Bài viết nằm trong chuyên mục: Làm việc trong …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!