Breaking News
Home / Làm việc trong công ty Nhật / Làm việc trong công ty Nhật 報連相 – khi mọi việc phải rõ ràng.

Làm việc trong công ty Nhật 報連相 – khi mọi việc phải rõ ràng.

Làm việc trong công ty Nhật 報連相 – khi mọi việc phải rõ ràng. Đây là bài viết trong chuyên mục những trải nghiệm của Ad khi làm trong công ty Nhật. Ad đang làm việc cho một công ty về lĩnh vực IT của Nhật. Công ty có lịch sử hơn 50 thành lập và có gần 400 nhân viên. Năm 2016 Ad là 1 trong 2 người nước ngoài đầu tiên vào công ty làm với tư cách là nhân viên chính thức. Nói thêm là công ty chỉ tuyển người nước ngoài là người Việt Nam. Từ năm 2016 tới nay mỗi năm tuyển thêm 1-2 người Việt. Thành ra ad cũng có vài kohai rồi.

Vào công ty IT Nhật làm sau 2 năm sang Nhật, với trình độ tiếng Nhật N2 và kiến thức IT gần như là zero vì ad xuất thân không phải là dân IT. Môi trường mới, kiến thức mới, thực sự một năm đầu là một trải nghiệm gian nan. Vì lúc đi làm mới thực sự cảm nhận rào cản ngôn ngữ nó khốn nạn như thế nào, chưa nói tới kiến thức chuyên nghành cần phải biết. Lúc đó mà không trải qua được thì có khi đang ngồi chia sẻ trải nghiệm về vụa mùa, ngô khoai sắn ở quê.

Thôi không lan man nữa, vào bài thôi!
Làm việc trong công ty Nhật 報連相 .

報連相 là gì?

報連相

報連相 đọc là ほうれんそう là từ viết tắt của 3 từ: 報告(ほうこく)- báo cáo, 連絡(れんらく)liên lạc và 相談(そうだん)- trao đổi, bàn bạc.

報連相 là một khái niệm trong một phạm vi rộng lớn hơn đó là ビジネスマナー(business manner)- tra google thì ra một mớ. Tóm lại nó là văn hóa công sở- là tổng hợp của nhiều cái chuẩn để cho các nhân viên làm việc được thuận lợi hơn. Cái này thì là chuẩn cho cả thế giới, tuy nhiên về mỗi nơi thì lại localization(địa phương hóa) lại cho phù hợp. Người Nhật tỉ mỉ và nguyên tắc có tiếng, nên cái gọi là ビジネスマナー của Nhật nó mới tỉ mỉ và phức tạp hơn. Nhưng chính những điều đó mới làm cho các công ty và các doanh nghiệp mạnh mẽ.

Chia sẻ thêm là hồi ở VN ad cũng có kinh nghiệm đi làm ở 2 công ty và cũng có hơn 1 năm tự làm kinh doanh riêng. Nên cũng có thể so sánh được một số điểm khác nhau khi làm việc ở 2 môi trường, 2 đất nước khác nhau. Mới thấy tư bản và cộng sản nó khác nhau thật nhiều.

報連相 thực chất là gì?

Sau gần 3 năm làm việc trong môi trường Nhật, ad có thể kết luận một câu: cái gọi là 報連相 này nó làm cho mọi việc thực sự rõ ràng. Và khi mọi chuyện rõ ràng thì sẽ hạn chế được sai lầm hay chậm trễ trong công việc. Mọi việc sẽ suôn sẻ hơn.

Nói thêm là 報連相 không chỉ dùng trong công ty, nó được dùng ở mọi nơi có môi trường làm việc. Các bạn đi làm thêm(baito) cái này cũng rất quan trọng. Chỉ là nếu bạn có miss thì hậu quả nó không có nặng như trong môi trường công ty thôi. Hồi ad làm việc ở quán rượu cũng được bác chủ dạy cho mấy cái này trước. Sau đó học trong trường Nhật ngữ các thày cô cũng nhắc qua.

Như đã nói ở trên 報連相(HouRenSou) là cách gọi thân thương của 3 việc: Báo cáo, Liên lạc và Trao đổi(Tương đàm). Cùng vào từng việc cụ thể nhé.

1. 報告(ほうこく)Báo cáo

Lại lan man thêm về cái gọi là ビジネスマナー(business manner) – văn hóa công sở. Khi ad vào công ty training 3 tháng đầu, thì công ty dành hẳn gần 1 tháng để nhét vào đầu cái ビジネスマナー . Nói để thấy người Nhật quan trọng đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên như thế nào.

Vậy 報告 là gì?

Là báo cáo – tức là tóm tắt lại nội dung những việc trong quá khứ để truyền đạt lại cho người khác.

Hồi ad mới vào quán làm thêm, có khách gọi 1 món đồ uống, tới lúc vào pha thì thấy còn lại 1 ly cuối cùng. Nhưng lại quên báo cáo với những người cùng làm khác. Để rồi tới lúc khách khác oder món đó cho người khác, thì phát hiện ra là hết. Sau lại phải ra xin lỗi khách sửa hóa đơn, nếu như làm tốt việc báo cáo thì sẽ tránh được phiền hà.

Trên chỉ là ví dụ đơn giản của việc báo cáo thôi. Báo cáo trong môi trường làm việc thì thường là báo cáo nội dung và tiến độ công việc, và những vấn đề phát sinh.

Báo cáo lúc nào?

Tùy là mức độ ưu tiên và nghiêm trọng của việc báo cáo, mà việc báo cáo phải được tiến hành ngay hoặc định kỳ.

Về cơ bản thì báo cáo càng nhanh càng tốt, nhất là đối với các vấn đề phát sinh. Vì báo cáo chậm có thể gây hậu quả nghiêm trọng hơn. Làm việc trong công ty Nhật các nhân viên hầu như phải báo cáo tiến độ cho cấp trên mỗi ngày. Như vậy cấp trên sẽ nắm được tiến độ của từng người. Việc báo cáo này là do nhân viên phải tự chủ động tới báo cáo. Chứ không cần phải sếp hỏi. Như vậy mọi tiến độ là nội dung công việc của bạn sẽ thật sự rõ ràng nếu bạn làm tốt việc báo cáo này.

Tầm quan trọng của việc 報告 báo cáo

Như đã nói ở trên, nếu bạn làm tốt việc báo cáo thì bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác và kịp thời cho lãnh đạo ở trên. Để cấp trên có thể đưa ra các phán đoán tiếp theo.

Ví dụ như bạn báo cáo tiến độ công việc mỗi ngày cho sếp, ít nhất là người làm sếp có thể yên tâm là đã biết được bạn làm tới đâu rồi, chứ không phải là một dấu hỏi về tiến độ của bạn, nếu bạn không báo cáo đúng lúc. Nếu bạn làm đúng tiến độ thì okie, không có gì, chỉ là minh bạch thông tin. Nếu bạn làm chậm thì nhóm sẽ tìm phương án để giúp bạn. Còn nếu bạn làm nhanh thì sếp biết năng lực của bạn đang tăng và có thể giao thêm công việc cho bạn, hoặc phân giúp đỡ các thành viên khác trong team. Và năm sau sẽ cân nhắc mức tăng lương của bạn…

Như vậy báo cáo là một việc giúp minh bạch thông tin. Từ đó tạo tiền đề cho các quyết định tiếp theo.

Một số lưu ý khi báo cáo 報告

a. Báo cáo từ kết quả tới chi tiết

Lưu ý lớn nhất khi thực hiện công việc báo cáo trong công ty Nhật đó là: Báo cáo từ kết quả rồi mới tới chi tiết. Lúc báo cáo cần nói luôn là báo cáo mấy việc? Việc gì? và kết quả ra sao?

Ví dụ báo cáo chuẩn thì bạn sẽ nói:

Thưa trưởng phòng! Tôi muốn báo cáo 1 việc liên quan tới tiến độ, đó là: Công việc A đang bị chậm tiến độ mất 1 ngày. Nguyên nhân là vì ABC XYZ…

Chứ không phải là:

Do nguyên nhân XYZ ABC mà công việc A bị chậm tiến độ mất 1 ngày.

b. Tổng hợp lại rồi báo cáo

Lưu ý thứ 2 là nếu có thể thì hãy tổng hợp lại để báo cáo. Ví dụ như bạn có 2 việc cần phải báo cáo thì tổng hợp lại để báo cáo, thay vì báo cáo 2 lần.

Việc này nghĩ thì đơn giản nhưng mà trong thực tế lại hay gặp. Hồi mới đầu ad báo cáo 1 việc xong, hay bị sếp hỏi ngược là: còn có gì cần báo cáo nữa không? Lúc đó lại lòi ra 1 vấn đề nữa cần báo cáo chẳng hạn. Nên kinh nghiệm ở đây là trước khi tới bàn sếp báo cáo. Thì nên tự hỏi mình là còn có gì cần báo cáo nữa không?

Nhiều lúc nhân viên chỉ nghĩ tới trạng thái của mình. Trong khi ông sếp có khi phải quản lý vài người hoặc 10 người như vậy. Ngồi nghe 1 đứa báo cáo không ra đầu đuôi, không rõ ngọn ngành, không biết nó đang báo cáo về vấn đề gì thì thật mất thời gian và hại não. 10 đứa như vậy thì nghỉ luôn cho khỏe.

2. 連絡(れんらく)Liên lạc

連絡(れんらく)Liên lạc là gì

Liên lạc tức là truyền tin tức mà những thông tin đó thường không xuất phát từ mình. Nhận thông tin từ người hoặc nguồn nào đó rồi truyền tin lại cho các thành viên trong nhóm chẳng hạn.

Nhiều bạn sẽ dễ nhầm giữa 報告 (báo cáo) và 連絡(liên lạc). Ví dụ như team của bạn đang vào deadline mà buổi sáng họp sếp bảo thằng A bị sốt nghỉ hết tuần chẳng hạn. Thì tức là ông sếp vừa thực hiện việc Liên lạc 連絡 . Vì ông sếp nhận thông tin từ thằng A rồi truyền lại cho mọi người.

Hoặc team bạn đang làm việc như trâu mà sếp gọi vào họp bảo ご連絡が一点あります( có 1 việc liên lạc) là khách bảo tạm thời ngừng dự án chẳng hạn.

Việc liên lạc cũng cực kỳ quan trọng vì nó làm nhiệm vụ truyền tin. Thường làm việc trong công ty Nhật thì những liên lạc hay đến từ sếp hơn. Hoặc bạn nhận được thông tin từ thành viên mà muốn truyền cho cả team. Thì lúc đó bạn nhận nhiệm vụ liên lạc.

Lưu ý khi liên lạc thì cũng giống như báo cáo, lúc truyền đạt lại thì cần nói rõ ràng và ngắn gọn là liên lạc về vấn đề gì? nội dung gì? rồi mới tới chi tiết.

3. 相談(そうだん)Tương đàm, trao đổi

相談(そうだん)Tương đàm, trao đổi là gì?

Là những vấn đề chưa rõ ràng, chưa có quyết định cần phải đem ra bàn bạc để giải quyết. Vì vậy 相談 thường là của từ 2 người trở lên. Chứ không phải là thông tin của mình như 報告 hoặc thông tin nhận từ người khác 連絡.

Ví dụ như là bạn làm thêm tại Nhật và bạn muốn về Việt Nam chơi tết âm lịch. Việc bạn cần làm lúc này là 相談 với Chồ (長- chủ quán). Xem là có thu xếp được cho bạn nghỉ để bạn về Việt Nam chơi không. Nếu okie thì bạn về, nêu không thì chia tay với Chồ chẳng hạn…Như vậy 相談 là trao đổi bàn bạc.

Trong công việc có nhiều cái cần phải 相談. Ví dụ như là bạn bị chậm tiến độ, cần phải 相談 với sếp để có thể kịp tiến độ. Có một giải pháp mới mà muốn áp dụng vào dự án thì cần phải 相談 với khách hàng…

Mục đích của 相談

Nói chung thì mục đích của 相談 cũng là làm rõ vấn đề. Việc 相談 đúng lúc và sớm cũng rất quan trọng. Vì trong công việc có nhiều việc bạn không tự giải quyết được. Ví dụ như là để giải quyết 1 việc có 2 phương án là A và B. Nếu bạn không 相談 với sếp mà làm theo phương án A. Thì sau này có vấn đề gì phát sinh với phương án đó thì trách nhiệm quy hết về bạn. Nếu bạn tỉnh táo 相談 với sếp để quyết định phương án. Thì lúc đó mọi chuyện đã rõ ràng và cách làm việc của bạn cũng được coi là đúng.

相談 trong công ty nhiều lúc cũng không hẳn phải liên quan trực tiếp tới công việc. Nếu mà 仲良く(thân thiết) thì có thể 相談 về tình yêu tình báo riêng tư với member cũng được.

Kết luận

Làm việc trong công ty Nhật hay bị hỏi ngày ngày cũng họp hả? Ad hay trả lời là không đúng, vì có hôm họp tới 2-3 lần. Còn đa phần thì ngày nào cũng họp. Trong cuộc họp người Nhật sử dụng triệt để 報連相. Ví dụ như thành viên báo cáo, sếp truyền thông tin mới(liên lạc) và trao đổi, bàn bạc về những vẫn đề liên quan tới dự án.

Về việc báo cáo thì ad từng nghe kinh nghiệm của 1 senpai người Nhật. Ông ấy nói: việc báo cáo thì không phải là bị trễ hay có gì đột xuất mới báo cáo. Cứ báo cáo đều đặn. Đúng là như vậy mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn.

Khó khăn khi là người nước ngoài

Tất nhiên đối với người nước ngoài như Ad thì việc 報連相 sẽ không được dễ dàng như người Nhật vì rào cản ngôn ngữ. Đó là sự thật phải chấp nhận. Nhưng làm việc trong công ty nhật sẽ thấy những cái hay, một cty vừa hoặc nhỏ thôi cũng chú ý đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên lắm. Khác với hồi ở Việt Nam, cả tuần phòng mới họp 1 lần mà nhân viên báo cáo với sếp cũng kiểu rất miễn cưỡng. Quan hệ trên dưới nhiều lúc không rành rọt như ở Nhật.

Công ty Nhật rất quan trọng tới kỹ năng mềm. Vì dù cho 1 nhân viên có năng lực mà làm việc tự ý, thiếu 相談 trong 1 trường hợp. Có thể dẫn tới hậu quả nghiêm trọng. Điều này lý giải vì sao nhiều công ty về Việt Nam mở chi nhánh. Tuyển nhiều nhân viên trẻ khỏe ,thông minh mà giá lại rẻ. Nhưng cuối cùng vẫn phải dứt áo ra đi là vậy. Đơn giản là “chúng ta không thuộc về nhau” vì “chúng ta không hiểu cách làm việc của nhau”.

Xin hết và hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ tiếp theo.

Làm việc trong công ty Nhật 報連相

Comments

comments

About manhkhen

Check Also

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết nằm …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *