Làm việc trong công ty Nhật 品質管理- quản lý chất lượng sản phẩm. 5 năm sống ở Nhật, trong đó có 3 năm làm việc trong công ty, thấy tính cẩn thận của mình tăng lên nhiều. Làm gì xong cũng tự check lại 1 lần. Thành thói quen rồi. Lâu lâu mới có cơ hội làm việc với một đối tác ở Việt Nam- một nhà hàng tiệc cưới hoạt động trên 10 năm. Cho họ thông tin để họ điền vào thiệp cưới mà nhắc 2 lần vẫn sai cái địa chỉ. Rồi nói chuyện với đứa e, nó được 1 chị họ hàng xa làm cho cái hồ sơ đi học. Nộp hồ sơ đi mà giấy tờ quan trọng toàn thừa hay thiếu 1, 2 con số…
Làm việc trong công ty Nhật sẽ được auto sửa chữa tính cẩn thận. Nhân viên mới vào mục tiêu không phải trời biển gì, chỉ cần biết báo cáo, liên lạc, trao đổi đầy đủ. Cộng thêm rèn luyện tính cẩn thận = 品質管理 là được đánh giá là tốt rồi. Cái nhỏ mà làm cũng không cẩn thận thì làm sao người ta dám giao công việc lớn cho.
Quản lý chất lượng sản phẩm của bản thân khi làm việc tại Nhật
Bài này xin phép được chia sẻ một số cảm nhận về việc quản lý chất lượng sản phẩm của 1 một cá nhân. Chứ không phải là của công ty hay tổ chức. Sản phẩm làm ra của 1 người chính là profile- đẳng cấp của người đó. Cao thấp tùy thái độ và tâm huyết bỏ vào đó.
Đối với công ty Ad đang làm việc, sản phẩm của Ad chính là những gì mà Ad làm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khách hàng ở đây được hiểu là cấp trên, là đồng nghiệp hoặc chính là khách hàng của công ty.
Sếp bảo tạo cho sếp 1 trang web, thì việc tạo ra trang web đó chính là sản phẩm của mình. Sếp bảo đi phô tô tài liệu, thì sản phẩm ở đây là những bản tài liệu đã được phô tô. Trang web làm ra có đáp ứng được những nhu cầu của sếp không? Tài liệu phô tô có đúng size giấy, có đủ bộ, có đúng giờ mà sếp yêu cầu không? Đó là chính là chất lượng sản phẩm.
Người Nhật làm gì để quản lý chât lượng sản phẩm
Để quản lý được chất lượng sản phẩm nhân viên thường phải chú ý những điều sau.
1. Làm rõ và xác nhận yêu cầu của khách hàng
Tưởng là điều đương nhiên, nhưng người Nhật làm điều này rất tốt và triệt để. Vì đã được đào tạo và thành thói quen. Lấy 1 ví dụ: Sếp gọi nhân viên A tới để giao cho việc là phô tô tài liệu:
Sếp: In cho anh tài liệu này ra 2 bản.
Bên trên là yêu cầu của sếp- là yêu cầu của khách hàng. Nếu hồi ở Việt Nam, chắc mình sẽ cắp đít đi in luôn. Nhưng nếu ở Nhật thì nhân viên cần phải xác nhận lại yêu cầu của khách hàng trên bằng một số câu hỏi để làm rõ như:
- In
ra size gì? - In màu hay in thường?
- Phải in
xong trước mấy giờ? - In xong có đóng ghim vào hay không?…..
Xác nhận lại yêu cầu là điều bắt buộc
Sau khi hỏi xong thì thường sẽ xác nhận lại điều vừa hỏi một lần nữa cho chắc chắn. Kèm theo là phải ghi chép đầy đủ, vì giả sử vừa mới được ông sếp A giao cho việc In này, mà lại bị ông sếp B sai đi phô tô tài liệu khác ra làm 5 bản thì dễ nhầm 2 cái với nhau. Nên Nhân viên Nhật mỗi khi bị sếp gọi thì trong tay lúc nào cũng cầm sẵn 1 cuốn sổ nhỏ là vậy.
Đó chỉ là ví dụ nhỏ xíu cho việc xác định nhu cầu của khách hàng. Đối với những yêu cầu lớn hơn như là làm rõ và xác nhận nhu cầu của 1 dự án, thì công ty sẽ có cả 要件定義書（ようけんていぎしょ) – văn bản xác định yêu cầu của khách hàng. Sai 1 ly đi 1 dặm nên làm gì cũng phải rõ ràng và có khác nhận hẳn hoi. Để sau này khỏi phải cãi nhau, đổ lỗi cho nhau vì mập mờ.
2. Tự kiểm tra và kiểm tra chéo chất lượng sản phẩm
Xác nhận xong yêu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Vì nếu bước này sai thì dù có làm tốt cũng vất đi. Yêu cầu rõ ràng rồi sẽ tiến thành thực hiện và sau cùng là kiểm tra. Kiểm tra thì có nhiều bước, Ad đang làm trong công ty IT nên xin chia sẻ một số đặc thù của nghành này.
a)Việc tự kiểm tra
Việc tự kiểm tra thì được ví như là trước khi đưa cái mặt của mỉnh ra cho người ta xem thì tự mình soi gương lại vậy. Sản phẩm mình làm ra là cái bản mặt của mình, có sạch đẹp hay không? người Nhật trọng danh dự nên trước khi đưa cho người khác kiểm tra thường tự kiểm tra rất kỹ. Đặc thù IT như mình thì phải viết cả test case để check. Nhân viên mới chưa quen thì trước khi đưa sếp check hay bị hỏi ngược 1 câu rất thâm = 完璧（かんぺき）? – hoàn hảo không? Nếu đứa nào dám trả lời là 完璧 thì phần trăm nó làm cẩn thận và kiểm tra cẩn thận là rất cao. Hồi mới vào công ty Ad hay bị hỏi câu này, sau này làm quen việc có 後輩 rồi mới thấy thấm ý nghĩa của nó.
b) Kiểm tra chéo
Tự làm tự check sẽ gặp những lỗi ngộ nhận. Mình làm thì mình sẽ nghĩ là đúng. Nhưng thằng bên cạnh nó ghét mình nên khi kiểm tra nó sẽ kiểm tra cho mình sao cho kiếm càng nhiều nhiều lỗi càng tốt. Hiện tại dự án Ad đang làm thì đồng nghiệp check lẫn nhau. Mới vào công ty thì senpai sẽ check cho, hổi mới làm vẫn còn cẩu thả, bị bắt những lỗi nhỏ xíu một. Nhỏ mà lại thấy xấu hổ. Ví dụ như trong đoạn văn có 1 khoảng trống chỉ bằng 1 dấu cách thì sếp vẫn nhận ra… Mới thấy người Nhật tỉ mỉ như thế nào.
Sếp check cho thì sếp cũng phải chịu trách nhiệm với sản phẩm do mình làm ra. Vì đã check rồi, sau này có lỗi gì thì sếp sẽ bị gõ đầu trước rồi mới tới mình. Nên sếp cũng phải check cẩn thận. Để giảm thiểu tối đa sai sót.
Đối với những việc đơn giản như là phô tô hay in hay đại loại thì đừng có nhờ check chéo nhé. Kẻo đồng nghiệp lại sờ trán…
Kết luận
“Kể cả khi cọ toilet, tôi vẫn cố gắng là người cọ sạch nhất” là câu nói rất ý nghĩa của 1 tỷ phú Hồng Kong. Hay thái độ quan trọng hơn trình độ. Làm việc với những người cẩn thận, tỉ mỉ là cơ hội tốt để chúng ta rèn luyện tính cẩn thận của mình. Xin hết bài chia sẻ và hẹn gặp lại các bạn trong các bài tiếp theo.
