Làm việc trong công ty Nhật- コミュニケーション- tầm quan trọng của việc giao tiếp. Bài viết trong chuyên mục: Làm việc trong công ty Nhật. Chia sẻ về những cẩm nhận về những khác biệt và những điều hay khi làm việc trong công ty Nhật. Hôm nay xin được được chia sẻ về việc: Tầm quan trọng của việc giao tiếp trong công việc, cũng như là việc chú trọng để nhân viên có có hội giao tiếp cởi mở của các cấp lãnh đạo trong công ty Nhật.
Tầm quan trọng của việc giao tiếp giữa các thành viên trong công việc
Bạn nào đã từng đi làm hoặc đang đi làm chắc cũng đều nhận thấy 1 điều: có những đồng nghiệp hoặc sếp thân thiện mà mình có thể hỏi họ cả về kiến thức chuyên muôn. Cũng như tâm sự hoặc là nhờ tư vấn nhiều vấn đề khác ngoài công việc. Những cũng có những đồng nghiệp hoặc sếp khác thì bất đắc dĩ mới muốn hỏi, nếu tránh được thì tránh.
Giao tiếp – nói đơn giản là nói chuyện. Mục đích của việc giao tiếp là kết nối các thành viên, làm cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn. Từ đó trong công việc mọi người cũng dễ dàng trao đổi thẳng thắn với nhau. Những khúc mắc hoặc khó khăn đang gặp phải. Nâng cao hiệu suất làm việc của một nhóm cũng như là skill của từng thành viên. Chính vì vậy mà những công ty tốt, những leader tốt luôn cố gắng tạo ra môi trường giao tiếp giữa các thành viên thật cởi mở.
Giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên
Giữa nhân viên với nhân viên mà giao tiếp cởi mở thì dễ dàng học hỏi nhau và giúp đỡ nhau trong công việc. Từ đó tạo tin tưởng và động lực làm việc nhiều hơn. Người ta nói học thày không tày học bạn là như vậy. Người thầy khả kính có uy lực lớn. Nên nhiều lúc làm cho chúng ta không tự tin để có thể hỏi nhiều câu hỏi. Trong khi nếu đồng nghiệp thân thiết thì cái gì cũng có thể hỏi được. Nên cảm giác học được nhiều hơn là vậy.
Giao tiếp giữa nhân viên và cấp trên
Giao tiếp với cấp trên mà dễ dàng thì nhân viên cấp dưới sẽ chủ động xin chỉ bảo và tham khảo ý kiến nhiều hơn. Lúc đó nhân viên coi sếp như là 1 người đàn anh để học hỏi. Sẽ rất có lợi cho sự nghiệp thăng tiến. Quan hệ giữa nhân viên và sếp mà không tốt đẹp thì nhân viên ra đi là cao lắm. Trong 3 lý do chính nhân viên muốn nghỉ việc thì có lý do quan hệ với sếp hoặc đồng nghiệp không tốt( 2 lý do nữa là lương thưởng không hợp lý,cơ hội thăng tiến và phát triển bản thân không nhiều). Quan hệ giữa nhân viên và sếp mà tốt thì nhiều khi sếp còn nhận được những ý kiến đóng góp. Hoặc những sáng kiến rất tốt từ nhân viên.
Giải pháp của công ty để tạo môi trường giao tiếp cởi mở
Phần này thì Ad chỉ chia sẻ trong phạm vi công ty của Ad đang làm.
Lợi ích của việc giao tiếp to lớn như vậy nên công ty luôn tạo cho nhân viên có được môi trường giao tiếp cởi mở. Trong toàn công ty cũng như là trong các bộ phận phòng ban. Sau đây xin chia sẻ một số giải pháp của công ty Ad.
1. Phân nhân viên có tính cách giống nhau vào một phòng ban.
Nhân viên mới sau 3 tháng đào tạo sẽ được hỏi nhiều câu hỏi trắc nghiệm. Trong đó có những câu hỏi về nguyện vọng môi trường làm việc. Thêm nữa là mỗi nhân viên sẽ tạo ra 1 profile trang cá nhân của mình rồi up lên trang nội bộ của công ty. Các sếp trên có sẽ trao đổi bàn bạc để phân vào các bộ phận sao cho hợp lý nhất. Hồi phân bộ phận xong ad có cơ hội hỏi trưởng phòng của phòng Nhân sự thì được biết: phân vào đâu thì chủ yếu là do bên đó cần người hay không và nếu cần thì sẽ chọn người có tính cách khá phù hợp với những người trong bộ phận. Cái này thì là chuyên ngành của mấy người là HR bên Nhân sự.
2. Tạo các club trong công ty
Các công ty lớn thường tạo điều kiện cho các câu lạc bộ được hình thành. Ví dụ như câu lạc bộ bóng đá, câu lạc bộ leo núi, câu lạc bộ chạy bộ, câu lạc bộ học tiếng anh…
Các câu lạc bộ có thể được hình thành do tự phát từ nhóm nhân viên có chung sở thích. Nhưng nhiều câu lạc bộ sẽ được công ty hỗ trợ kinh phí. Công ty ad đang làm có 2 câu lạc bộ. Câu lạc bộ bóng đá trong nhà – フットサル và câu lạc bộ chơi Golf. Ad tham gia câu lạc bộ bóng đá, từ đó quen được nhiều người trong công ty. Vừa vận động và cũng quen biết nhiều. Công ty tài trợ toàn bộ hoạt động của câu lạc bộ này.
3. Tổ chức các buổi họp thường niên của phòng ban
Phòng ban mà Ad đang làm việc tổ chức họp phòng 1 tháng 1 lần. Họp phòng là cơ hội để mọi người gặp mặt vì nhân viên làm trong những dự án khác nhau thường không có mặt tại công ty. Như ad cũng đang làm việc ở công ty của khách hàng. Trong buổi họp mọi người sẽ báo cáo công việc cụ thể đang làm và các vấn để liên quan. Từ đó các thành viên có thể nắm bắt được hoạt động của các thành viên khác cũng như của cả phòng ban.
4. Tổ chức các buổi ăn uống
Các phòng ban hoặc những team làm chung dự án cũng hay tổ chức các buổi ăn uống- 飲み会（のみかい）. Có chút rượu bia vào thì sẽ dễ nói chuyện và chia sẻ hơn. Người Nhật có thói quen đi 2 -3 tăng một lần uống, mỗi tăng lại ở 1 quán khác nhau. Ví dụ như tăng 1 ở quán 1 từ 7h-9h tối. Tăng 2 lại chuyển sang quán khác từ 9h-11h tối. Phòng ban của Ad hay đi uống với nhau sau mỗi lần họp phòng. Tại các buổi nói chuyện như vậy mọi người có thể tự do chia sẻ nhiều vấn đề trong công việc cũng như là đời sống cá nhân.
5. Khuyến khích mọi người nói chuyện với nhau
Trong các bài phát biểu của lãnh đạo cấp cao trong công ty. Các giám đốc hoặc trưởng các bộ phận thường hỏi thăm. Ví dụ như: có hay nói chuyện với đồng nghiệp khác không. Làm việc tại công ty khách hàng thì có hay chào hỏi họ không… Các sếp rất hay khuyến khích nhân viên chủ động giao tiếp để mở rộng quan hệ cũng như là giúp tạo thành một tổ chức gắn kết.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm của ad khi kinh qua 2 dựa án và trải qua 2 team khác nhau. Ad cảm nhận rất rõ tầm quan trọng của việc giao tiếp. Dự án đầu tiên Ad vào làm với 1 sếp và 1 team mà môi trường giao tiếp khá ngột ngạt. Sếp giỏi chuyên môn tuy nhiên không tạo được cho team một độ gắn kết. Cũng như là tạo được ra một môi trường mà nhân viên có thể cởi mở với nhau hoặc với cả sếp nữa.
Dự án hiện tại sếp mới khá thân thiện và team cũng vui vẻ. Làm việc mà cảm giác mọi người dễ dàng học hỏi nhau và không cảm thấy căng thẳng dù tính chất công việc vẫn áp lực như vậy.
Xin hết bài chia sẻ này và hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ tiếp theo.
