Breaking News
Home / Làm việc trong công ty Nhật / Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết nằm trong chuyên mục: Làm việc trong công ty Nhật. Đây là chuyên mục Ad chia sẻ những điều mà bản thân mình thấy hay khi làm việc trong công ty Nhật. Bài này xin chia sẻ về cách hỏi khi có thắc mắc trong công việc.

Hỏi thì cứ hỏi thôi, cần gì phải suy nghĩ đúng cách hay không đúng cách. Mới đầu Ad cũng nghĩ vậy, đi hỏi rồi bị hỏi ngược lại. Cảm thấy max nhục lắm. Ví dụ mình hỏi là: đang gặp vấn đề A cần hỏi cách giải quyết. Sẽ bị hỏi lại là: Không hiểu ở chỗ nào? đã tìm hiểu thông tin ở đâu rồi? có giải pháp gì không? … Cả cách diễn đạt, trình bày sao cho người bị hỏi có thể nhanh nhất nắm được cũng cần phải chú ý. Tránh tình trạng trình bày một hồi mà người bị hỏi không hiểu vấn đề nằm ở đâu.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

1. Khuyến khích hỏi

Người Nhật có câu thành ngữ: 聞くは一時の恥 聞かぬは 一生の恥. Dịch là hỏi thì xấu hổ một lúc còn không hỏi thì xấu hổ cả đời.

Hồi mới vào 研修(けんしゅう)giảng viên cũng như các senpai trong công ty có nhắc đi nhắc lại. Không biết thì đừng ngại và phải hỏi ngay. Vì liên quan tới công việc, không hỏi, không rõ cứ chần chừ không tiến hành. Hoặc làm mà bị sai với yêu cầu thì hậu quả còn nặng nề hơn. Không biết thì phải hỏi, rõ ràng rồi mới tiến hành.

Sau này làm việc trong project nhận thấy 1 điều, những thắc mắc mà được làm sáng tỏ hết thì cài đầu lúc nào cũng rõ ràng và nhẹ nhàng. Còn lăn tăn mà cứ để trong đầu, nó sẽ lớn lâu dần và là nguyên nhân của stress. Nên nếu có gì còn lăn tăn thì cứ hỏi sớm càng tốt. Các bạn học tiếng Nhật cũng vậy, có gì không hiểu thì nên hỏi sớm. Giải quyết được thắc mắc thì sẽ tiến bộ nhanh hơn. Tiên nhân chỉ lộ là vậy. Nên lấy tâm thế của 1 kẻ dốt nhất mà bỏ đi cái sĩ diện. Tinh thần cầu tiến, tiến bộ cần đặt lên trên.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Tuy nhiên hỏi sao cho đúng cách cũng là một vấn đề.

2. Vì sao phải hỏi cho đúng cách?

Khuyến khích hỏi là vậy, tuy nhiên cần phải hỏi đúng cách. Cách hỏi cũng là 1 trong những chuẩn của ビジネスマナー. Hỏi lúc nào, chuẩn bị những gì trước khi hỏi, lúc hỏi thì trình bày thế nào, lúc được chỉ bảo thì cần phải làm gì… Đều cần phải học và lưu ý thực hành trong các công ty Nhật.

Vì sao lại phải như vậy? Vì ai cũng có công việc của mình cả. Mình đi hỏi là nhờ người ta, làm mất thời gian của người ta. Nên hỏi đúng cách sẽ giúp cho người bị hỏi có thể nắm được vấn đề của người hỏi nhanh và chính xác nhất. Tiết kiệm thời gian cho cả 2, đỡ tốn tiền cho cả 2 và cho công ty. Vì thời gian là tiền – 時は金なり. Chứ đi hỏi mà cứ ú ớ, không hiểu mình hỏi gì, trình bày không đầu không đuôi thì tốn thời gian của cả 2. Ông sếp nào mà có 2 đứa nhân viên như vậy thì cũng điên đâu vì bị stress thôi.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

3. Hỏi sao cho đúng cách?

Tiên chỉ duy nhất cho việc hỏi là: Làm sao trong thời gian ngắn nhất có thể truyền đạt chính xác nhất vấn đề của mình, từ đó người bị hỏi cũng mất thời gian ngắn nhất để tư vấn cho mình.

Để làm được điều đó cần chú ý một số điều sau đây:

3.1 Cần phải chuẩn bị nội dung trước khi hỏi

a) Cần xác định rõ ràng và chi tiết nội dung muốn hỏi

Cần xác định rõ ràng nội dung muốn hỏi, càng chi tiết càng tốt, tránh mờ hồ, chung chung. Điều này làm cho người bị hỏi biết rõ cần tư vấn về vấn đề gì.

Ví dụ 1 đứa chạy ra hỏi senpai của mình: Senpai ơi em học yếu tiếng Nhật quá, senpai chỉ em cách học với. Học yếu tiếng nhật tức là 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết đều yếu? Hay chỉ có kỹ năng nghe và viết? Không nói rõ ra, ông senpai ngồi ca một hồi về cả 4 kỹ năng. Mà thực ra đứa hỏi nó chỉ yếu có nói và viết, còn nghe và đọc nó không cần thiết chẳng hạn. Thì có phải tốn thời gian không? Thay vì vậy có thể nói: Em bị yếu kỹ năng nghe, senpai có thể chỉ cho e một số phương pháp được không?

Tất nhiên là trường hợp câu hỏi chung chung đầu tiên. Nếu người bị hỏi có chuẩn kỹ năng hỏi sẽ biết đứa hỏi mình thuộc dạng nào và sẽ hỏi lại: Em bị yếu ở kỹ năng nào? Để tránh ca những bài không cần thiết.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

b) Cần xác định rõ hiểu biết của mình về vấn đề cần hỏi

Xác định được hiểu biết của mình về vấn đề cần hỏi sẽ giúp cho người bị hỏi thu hẹp được phạm vi cần phải tư vấn.

Ví dụ như có đứa chạy ra hỏi đường đi từ điểm A tới điểm C. Từ A tới C phải đi qua B. Nó tìm hiểu thì chưa đến được C nhưng hình như là đã tìm được đường từ A tới B rồi. Nên nếu nó hỏi sếp: Sếp ơi chỉ được cho e từ A tới C với. Sẽ khác với câu hỏi: Em đang tìm đường từ A tới C, mà hình như từ A tới C phải đi qua B thì phải, em tra và đã biết đường từ A tới B, còn từ B tới C sếp chỉ cho e nhé. Như vậy là ông sếp ông ấy nghe và đã hiểu được là chỉ cần chỉ cho nhân viên từ B tới C nữa là xong.

Tóm lại là khi hỏi cần phải chuẩn bị trình bày cả những gì mình đã biết, đã tìm hiểu được để cho người bị hẹp thu hẹp phạm vi trả lời. Nếu không thì sẽ bị hỏi ngược lại: bạn hiểu vấn đề này tới đâu rồi? Bạn tìm hiểu vấn đề này qua kênh nào? Tài liệu nào? cần tư vấn về điểm nào?…
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

3.2 Xác định thời điểm hỏi cho hợp lý

Đi nhờ người ta mà nhằm lúc người ta bận rộn thì thật là không ổn. Nên phải ngắm xem thời gian hợp lý. Cái này tưởng là đơn giản nhưng trong thực tế công việc thì lại không đơn giản chút nào. Có những lúc thấy người mình muốn hỏi có vẻ bận nên để định sau hỏi. Xong ổng đi đâu mất toi cả ngày. Tóm lại không hỏi được. Nên để chắc chắn thì có thể chạy ra nói trực tiệp là có việc muốn hỏi, lúc nào rảnh thì sẽ tới sau. Hoặc có thể mail hỏi hoặc mail hẹn lịch.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

3.3 Lúc hỏi thì cần chú ý tới việc trình bày

Trình bày ở đây là trình bày có đầu có đuôi. Vào thẳng vấn đề , làm sao cho ngắn gọn và dễ hiểu.

Ở bước 3.1 đã chuẩn bị những gì cần hỏi và những gì chúng ta đã tìm hiểu về vấn đề cần hỏi. Khi hỏi trực tiếp thì câu đầu tiên phải nói là muốn hỏi về vấn đề gì. Ví dụ: お疲れ様です。2月15日Aプロジェクトリリース資料収集について聞きたいことがありますか、お時間5分ぐらい よろしいでしょうか. Tôi muốn hỏi về việc thu thập tài liệu cho việc nộp dự án A ngày 15/2, anh có thể cho tôi 5 phút được không?

Câu đầu tiên cần nêu rõ vấn đề gì và mất tầm bao nhiêu thời gian để giải thích. Rồi từ đó giải thích dần dần. Việc nêu luôn tiêu đề và thời gian như vậy làm cho người bị hỏi biết ngay là đứa này muốn hỏi về vấn đề gì và nó tính lấy của mình bao nhiêu phút. Nếu nó tính lấy 15 phút mà 10 phút nữa mình phải họp rồi, sorry và hẹn nó khi khác. Như vậy là rõ ràng và thoải mái. Trong trường hợp không nói thời gian thì có thể bị hỏi lại là mất bao lâu? Vì người bị hỏi có thể có việc bận trước mắt.

Trình bày thì rõ ràng cụ thể, tránh lan man. Đối với Ad thì tiếng Nhật chưa giỏi nên cần chuẩn bị kỹ ở giai đoạn này. Muốn nói gì cũng phải gạch đầu dòng, rồi xem từ ngữ mình dùng có chính xác không nữa. Gặp vấn đề khó thì lấy tờ giấy, vẽ ra cho dễ hình dung. Vừa trình bày vừa vẽ luôn.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

3.4 Ghi chép lại cẩn thận những gì được tư vấn sau khi hỏi

Ghi chép メモ là điều cơ bản và phải thực hiện mỗi khi được yêu cầu việc, mỗi khi có liên lạc hoặc mỗi khi đi hỏi. Người ta mất thời gian chỉ bảo mình, mà lại quên, hoặc không ghi vào dẫn tới nhớ sai, làm sai thì thật là 最低. Làm sao mà dám vác mặt đi hỏi lại hoặc xác nhận lại nữa. Đầu óc con người cực kỳ nhanh quên. Nên giải pháp cho việc quên đó là phải ghi chép cẩn thận. Nhiều lúc chủ quan lúc đó có thể nhớ hết, nhưng hôm sau lại ôm hận vì quên dẫn tới mập mờ.

Vừa ghi chép vừa phải xác nhận lại. Xác nhận cũng là điều cơ bản cần phải làm để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Bao nhiêu thời gian tìm hiểu và làm việc của các senpai và những người giỏi, mới đúc kết thành vài lời để cho chúng ta học tập. Vậy thì hãy trân trọng và ghi chép cẩn thận.
Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Kết luận

Làm việc trong công ty Nhật một thời gian thấy mình không tự tiện hỏi như trước nữa. Trước khi hỏi đều cố gắng tự tìm tòi để giải quyết vấn đề, không được thì mới hỏi. Khi hỏi thì sẽ nói những cách mình đã thử rồi mà không được. Tất nhiên trong công việc nhiều lúc dự án gấp vẫn cần những câu hỏi mượn não, những câu hỏi mì ăn liên để nhanh chóng giải quyết vấn đề. Còn về cơ bản thì phải chuẩn của hỏi mới được trả lời. Không thì bị hỏi ngược nhục lắm.

Đi qua một số các group học tiếng Nhật thấy người người hỏi loạn xạ. Mà ít ai hỏi được câu nào rõ ràng. Trình bày về vấn đề mình muốn hỏi một cách mạch lạc, có kèm theo những hiểu biết trong quá trình tìm hiểu. Đa phần là muốn mượn não người khác một cách nhanh nhất.

Còn có nhiều câu hỏi mà không phải là hỏi mà là than vãn và tìm bạn than vãn cùng: Sao mình ở nhật lâu mà không nói được câu nào hoàn chỉnh nhỉ? Có ai có giải pháp không? Những câu hỏi kiểu này thường có 1 tỷ like và một nửa tỷ kên than đồng cảm. Có lẫn lỡ comment bảo: sao bạn không học lại cho chắc 50 bài minna. Thì được bạn chủ thớt comment lạnh lùng: ờ có thể. Rồi ra thả tim các comment than vãn khác. Tự nhiên thấy mình rảnh rang hết sức!!!

Xin hết bài chia sẻ Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật. Xin hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ tiếp theo.

Comments

comments

About manhkhen

Check Also

4 chữ じんざい – 4 kiểu người trong công ty

4 chữ じんざい – 4 kiểu người trong công ty. Bài viết trong chuyên mục: …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *