Breaking News
Home / Làm việc trong công ty Nhật / Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào?新人研修

Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào?新人研修

Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào. Bài viết nằm trong chuyên mục: Làm việc trong công ty Nhật. Bài này xin được chia sẻ về việc công ty Nhật đào tạo nhân viên mới. Bằng trải nghiệm của ad cách đây 3 năm, ad cũng có may mắn được đào tạo từ đầu khi vào làm việc cho công ty hiện tại. Một công ty làm việc trong lĩnh vực IT.

Người Nhật gọi việc đào tạo nhân viên mới là 新人研修(しんじんけんしゅう).Các công ty Nhật chỉ đào tạo nhân viên mới tốt nghiệp- 新卒(しんそつ), còn những người chuyển việc 中途採用(ちゅうとさいよう) thì sẽ không đào tạo vì họ đã từng làm việc rồi.

Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào?

công ty nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào

Năm 2016 ad vào công ty, là 1 trong 9 nhân viên mới và cũng được may mắn được đào tạo trong môi trường hoàn toàn Nhật. Ad luôn coi đây là một may mắn khi ở Nhật. Vì đi môi trường đi làm khắc nhiệt và cũng nhiều màu sắc, trải nghiệm hoàn toàn khác so với lúc đi học. Đi làm thấy mình thay đổi hơn vì được đào tạo và làm việc trong môi trường khác hắn so với lúc đi học hay còn ở Việt Nam. Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào.

1. Thời gian đào tạo nhân viên mới

Các công ty Nhật bắt đầu 1 năm mới vào tháng 4. Thời gian đào tạo nhân viên mới cũng bắt đầu từ tháng 4. Thường là sẽ kéo dài 3 tháng– tức là tới tháng 7. Như vậy nhân viên mới sẽ được đào tạo trong 3 tháng là tháng 4,5,6. Các công ty có nhiều chi nhánh thường gộp nhân viên mới về trụ sở chính- 本社(ほんしゃ)để đào tạo 1 thể. Đào tạo xong lại trả về. Vì vậy mà những ai sống ở Tokyo sẽ thấy những tháng này tàu đông kinh khủng.

Ngày thứ 2 đầu tiên của tháng 4 sẽ là buổi lễ 入社式(にゅうしゃしき)- lễ vào công ty. 新人研修 sẽ bắt đầu từ ngày hôm sau. Công ty Ad có 9 người nên cho vào 1 phòng riêng, ngồi quây vòng tròn. 研修 chủ yếu trong 1 phòng nhỏ, tuy nhiên thi thoảng phải ra ngoài để học các semina khác. Tới các bộ phận khác để trực điện thoại. Tới chi nhánh khác để thực hành việc trao đổi danh thiếp.

Công ty Nhật đào tạo nhân viên mới như thế nào.

2. Mục đích của việc đào tạo nhân viên mới

Ba tháng không phải là ngắn, nhưng nếu để nói 3 tháng để đào tạo được 1 người không có kiến thức chuyên ngành hoặc nắm được chuyên ngành cơ bản. Trở thành 1 người làm việc ngon lành thì chắc chắn sẽ không có. Nên mục đích của việc 研修 được nêu dưới đây:

2.1 Giúp nhân viên mới có ý thức của người đi làm 社会人

社会人としての意識や考え方が身についている。

Dịch là giúp cho nhân viên mới có suy nghĩ và ý thức của một người đi làm. Người Nhật gọi người đi làm là 社会人(しゃかいじん)- là những người của xã hội- có đóng góp cho xã hội. Từ việc đi học thành người đi làm là một sự thay đổi lớn về vai trò của cùng 1 cá nhân. Đi làm tức là phục vụ người khác, phục vụ không tốt hoặc không phục vụ được thì sẽ không nhận được tiền và mất uy tín. Ảnh hưởng tới hình ảnh của công ty. Nên việc đào tạo ý thức về 社会人 cho nhân viên mới là điều quan trọng.

Hình thức đào tạo

Công ty có những buổi giải thích chi tiết về cấu tạo của công ty. Các ban, phòng và nhiệm vụ cụ thể cùng từng ban phòng đó.

Giải thích rõ ràng về các đối tác khách hàng của công ty. Tầm quan trọng của việc làm hài lòng khách hàng. Khách hàng chính là người trả tiền cho mọi hoạt động của công ty. Nên mỗi cá nhân cần cố gắng phát huy khả năng của mình để làm vừa lòng khách hàng.

Ngoài ra sẽ giải thích rõ về phương châm hoạt động của công ty. Ví dụ như công ty ad đang làm lấy câu slogan: カスタマーファースト =Customer first. Khách hàng là ưu tiên số một.

Mỗi nhân viên là 1 hình ảnh thu nhỏ của một công ty. Nên việc đào tạo ý thức tổ chức và hiểu rõ tổ chức khi tham gia vào là rất cần thiết.

2.2 Đào tạo văn hóa công sở cho nhân viên mới

Văn hóa công sở = ビジネスマナー=社会人としての礼儀作法= cách hành xử, lễ nghi của người đi làm.

Trong thời gian đào tạo nhân viên mới, các nhân viên sẽ được đào tạo ở mức độ cơ bản của văn hóa công sở. Văn hóa công sở sẽ giúp cho quá trình làm việc được thuận lợi hơn.

Một số ビジネスマナー cơ bản mà nhân viên nào cũng phải nắm được là: 身だしなみ- ngoại hình, cách ăn mặc. Chào hỏi 挨拶(あいさつ), 敬語(けいご)kính ngữ. 電話対応(でんわたいおう)cách trả lời điện thoại, 報連相(ほうれんそう)- báo cáo, liên lạc, trao đổi… Hoặc là 名刺交換(めいしこうかん)- trao đổi danh thiếp…

Hình thức đào tạo

Công ty Ad thuê người của công ty chuyên đào tạo về ビジネスマナー trong vòng 1 tuần. Tới trực tiếp công ty để đào tạo. Thực hành luôn trong quá trình học. Ví dụ như học về 身だしなみ- ngoại hình và cách ăn mặc thì đứa này check cho đứa kia.

Phần 電話応対- trả lời điện thoại thì ngoài luyện tập trong lúc học còn phải lên bộ phận Nhân sự để thực hành trả lời. Người Nhật nói trong điện thoại khó nghe hơn. Nhất là phần nghe tên công ty, toàn katakana nên nghe mắc mệt. Với Ad thì phần này hơi khó.

Phần trao đổi danh thiếp thì ngoài thực hành tại chỗ cũng có 1 phần thực hành thực tế bằng cách tới chi nhánh khác của công ty để trao đổi thực tế. Công ty ad có chi nhanh gần chiba nên tới đó trao đổi danh thiếp với trưởng phòng kinh doanh vền đó. Bác này sẽ đánh giá các nhân viên mới xem trao đổi, cách nói chuyện có chuẩn không.

2.3 Đào tạo các kỹ năng mềm cho nhân viên mới

Với trường hợp của công ty Ad thì nhân viên mới sẽ được đăng ký cho học 1 tuần- 5 buổi các kỹ năng mềm này dưới dạng semina của các công ty đào tạo. Ad được học 5 buổi đó là.

  1. 仕事の進め方の基本=the basic skills of doing work= kỹ năng làm việc cơ bản.
  2. ポジティブ・リスニング=Basics of Positive listing = kỹ năng nghe chủ động.
  3. ビジネス・ライティング=business writing = kỹ năng viết mail.
  4. ロジカルシンキング= logical thinking = Kỹ năng logic để giải quyết vấn đề.
  5. タイムマネジメント= time Management skills = kỹ năng quản lý thời gian.

Trong 5 kỹ năng trên thì ad thích nhất 3 kỹ năng là: 仕事の進め方の基本 – kỹ năng làm việc cơ bản. ロジカルシンキング – kỹ năng nghĩ logic để giải quyết vấn đề. Và kỹ năng quản lý thời gian – タイムマネジメント .

a) 事の進め方の基本 – kỹ năng làm việc cơ bản

Là một loạt các bước từ lúc xác định yêu cầu, làm rõ yêu cầu có khách hàng tới lúc nộp sản phẩm. Hiểu đơn giản 1 công thức để làm 1 việc bất kỳ.

Vi dụ như bước 1: xác định yêu cầu của khách hàng. Lúc khách hàng yêu cầu thì cần hỏi rõ những vấn đề liên quan. Ví dụ khách hàng yêu cầu: Làm 1 kế hoạch du lịch cho 1 nhóm 5 người du lịch sang Nhật năm 2019. Bước này cẩn phải xác định là 5 người đó mấy người lớn mấy trẻ em, mấy người cao tuổi? Sang Nhật bao lâu? Vào thời điểm nào? Dự tính chi phí làm sao… có gì chưa rõ phải làm rõ hết.

Bước 2 sẽ là liệt ra danh sách các công việc chi tiết phải làm để hoàn thành yêu cầu của khách hàng. Như bài toán trên thì sẽ là: lên tour hành trình, đặt vé máy bay, khách sạn, lo thủ tục giấy tờ… liệt ra thì mới rõ ràng và ước tính được thời gian.

Bước 3 sẽ là xác định thứ tự ưu tiên của công việc. List danh sách công việc, nhưng sẽ có những công việc cần phải làm trước thì nên làm, ví dụ như là đặt phòng, đặt vé chẳng hạn. Đặt trước thì sẽ rẻ hơn chẳng hạn…

Bước 4 là lên kế hoạch thực hiện.

Bước 5 là kiểm tra lại những công việc đã làm để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

b) ロジカルシンキング – kỹ năng nghĩ logic để giải quyết vấn đề

Kỹ năng này giúp chúng ta tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề và từ đó có cách giải quyết. Nguyên nhân được tìm dựa vào cách viết sơ đồ logic.

Ví dụ như thực trang: chưa giỏi tiếng Nhật

Chưa giỏi tiếng nhật の原因は thời gian học ít. Vì sao thời gian học lại ít? Vì chưa tranh thủ được thời gian trống trong ngày. Vậy thời gian trống trong ngày là những lúc nào? Lúc đi tàu sáng, trởi về tàu tối, lúc nghỉ trưa, trước lúc đi ngủ. Có 4 khoảng thời gian như vậy thì tranh thủ được thời gian nào? Tranh thủ thời gian nghỉ trưa trước lúc đi ngủ(vì đi tàu ngồi viết bài).

Như vậy là đã xác định được thời gian để học tiếng Nhật. Nội dung còn lại là học thế nào và học cái gì? Muốn giỏi tiếng Nhật thì phải học 4 kỹ năng: nghe nói đọc viết. Kỹ năng nghe thì vẫn nghe radio hàng ngày. Nói thì trong giao tiếp công ty sẽ tích cực hơn. Viết thì chỉ có dùng mail trong công ty. Đọc thì ít hơn nên quyết định học kỹ năng đọc để có thể đọc nhanh hơn và tiếp thu thêm từ mới. Như vậy là sẽ quyết định cải thiện kỹ năng đọc. Tranh thủ thời gian nghỉ trưa + tối trước khi ngủ đọc Maruko chan. Gặp từ mới thì ghi vào sổ nhỏ để xem lại.

Bên trên là 1 ví dụ của suy nghĩ logic. Thường thì vẽ ra bằng sơ đồ.

Kỹ năng quản lý thời gian – タイムマネジメント

Quản lý thời gian hiệu quả thì phải làm cả đời. Không chỉ trong công việc mà việc học của các bạn cũng vậy.

Định luật Parkinson: Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.

Ví dụ sếp giao công việc này phải làm tới hết ngày mai. Thì thường chúng ta sẽ kết thúc công việc đó đúng thời gian đó. Mà ít ai ý thức làm trong hôm nay. Vì vậy giải pháp là nhận định thời gian có thể hoàn thành công việc và đặt lại giới hạn hoàn thành của công việc.

Việc đặt ra thời gian hoàn thành mục tiêu rất quan trọng. Nó giúp chúng ta ý thức hơn trong việc hoàn thành đúng hạn.

Ngoài ra trong môi trường công sở, việc mất thời gian tìm tài liệu cũng khá nhiều. Để giảm bớt thời gian này cần phải 整理・整頓 – chỉnh lý, chỉnh đốn lại tài liệu thường xuyên.

Ad sẽ giành thời gian để viết về từng kỹ năng này vì thấy nó khá hay. Áp dụng trong cuộc sống và công việc.

2.4 Đào tạo kiến thức chuyên ngành cho nhân viên mới

Nhân viên mới có thể có kiến thức cơ bản, nhưng những kiến thức đó khó có thể áp dụng được trong công việc. Hoặc là những người mới hoàn toàn như Ad, chưa biết gì về IT thì sẽ việc đào tạo kiến thức cơ bản là rất cần thiết.

Công ty Ad làm về IT nên thuê công ty chuyên dạy IT về dạy. Nhóm 9 người ngồi quây thành hình chữ U. Thời gian training này là dài nhất, từ cuối tháng 4 cho tới hết tháng 6. Giáo viên dạy rồi cho bài tập làm, còn 1 tháng cuối thì chia làm 2 nhóm để làm dự án nhóm. Cuối kỳ sẽ phát biểu trước toàn công ty.

Toàn là chuyên ngành nên không có nhiều chia sẻ trong mục này. Mặc dù công ty về IT nhưng vẫn phải thuê công ty chuyên dạy kiến thức về IT về để dạy. Vì làm được việc không có nghĩa là kiến thức sư phạm sẽ giỏi. Thời gian 研修 này khá là buồn ngủ vì trời nóng lên và ngồi nghe hoài.

Xen lẫn các buổi 研修 đều có 朝会(あさかい)- gọi là chào buổi sáng. Lần lượt mỗi ngày sẽ có 1 người lên phát biểu về những chủ đề linh tinh. Có thể là những điều học được trong lúc 研修, hoặc những cảm nhận về cuộc sống. Một người phát biểu còn một người sẽ giữ vai trò 議事録(ぎじろく)- ghi chép cuộc họp. Ghi lại những nội dung trong cuộc họp. Đây cũng là 1 phần của ビジネスマナー. Có lần ad phát biểu về sở thích nghe nhạc Maroon5 và thích xem các show của Victoria secret.

Hết 3 tháng 研修 nhân viên mới sẽ được trả về hoặc phân về các bộ phận gọi là 配属(はいぞく). Từ đây có thể vào làm việc ngay hoặc lại được đào tạo tiếp tùy theo từng phòng ban và mức độ công việc.

Kết luận

Ba tháng thực tập ngắn ngủi nhưng ad cảm thấy học được rất nhiều điều. Đánh dấu cho một quãng đường gian nan phía trước. Nhật bản là môi trường rèn luyện bản thân rất tốt. Với nhiều luật lệ, lễ nghi, cứng nhắc, nhưng cứ tuân theo. Còn hơn là để lỏng mình, không khuôn khổ.

Dạo gần đây đang làm việc với 1 partner người Trung Quốc. Thấy anh này hay gặp những lỗi cơ bản trong cách làm việc mà nếu được đào tạo đầy đủ chắc sẽ không như vậy. Thấy mình có may mắn hơn.

Xin hết bài chia sẻ ở đây. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ tiếp theo.

Comments

comments

About manhkhen

Check Also

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật

Hỏi sao cho đúng cách khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết nằm …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *